In den kommenden Jahren stehen vielen Unternehmen Veränderungen ins Haus. Im Bereich elektronische Rechnungen und damit verwandten Prozessen verändert sich das Umfeld. Regulatorische Anforderungen einerseits und die Wettbewerbsfähigkeit andererseits sind Faktoren, die diese Entwicklung vorantreiben. Neue Technologien bieten dabei ungeahnte Möglichkeiten. Experten zufolge werden die meisten Unternehmen bis 2025 ihren Rechnungsworkflow komplett automatisiert und digitalisiert haben. Doch wie genau läuft die digitales Rechnungsverarbeitung ab? Welche Vorteile hat sie gegenüber der manuellen Vorgehensweise?
Was genau ist digitale Rechnungsverarbeitung?
Rechnungen digital zu verarbeiten bedeutet, dass vom Rechnungseingang bis zur Bezahlung der Rechnung alle Schritte über eine geeignete Software ablaufen. Der gesamte Rechnungsworkflow ist digital. Alle Eingangsrechnungen von Zulieferern und Dienstleistern, aber auch die Spesen- und Reisekosten der Mitarbeiter werden elektronisch erfasst und verwaltet. Damit reduziert sich die manuelle Bearbeitung von Papierrechnungen. Stattdessen laufen viele Schritte mithilfe von KI automatisiert ab bis hin zur revisionssicheren Ablage nach GoBD, was die Rechnungsbearbeitung beschleunigt und Zeit spart.
Damit die digitale Rechnungsverarbeitung funktioniert, ist eine geeignete Software notwendig. Sie muss die komplette Prozessdigitalisierung gewährleisten. Obendrein muss die gewählte Lösung mit den bereits vorhandenen Systemen kompatibel sein und über entsprechende Schnittstellen verfügen.
Der digitale Rechnungsworkflow in einzelnen Schritten
Beim Rechnungsworkflow laufen immer die gleichen sieben Schritte, die auch bei der digitalen Rechnungsverarbeitung einzuhalten sind.
- Rechnung geht ein
- Rechnung wird erfasst
- Rechnung wird geprüft
- Rechnung wird bearbeitet
- Rechnung wird freigegeben
- Buchung der Rechnung
- Revisionssichere Ablage
Mit der richtigen Software gehören Papierrechnungen der Vergangenheit an. (Bildquelle: pixabay / jackmac34)Bei der digitalen Rechnungsverarbeitung gehen diese sieben Schritte nahtlos ineinander über. Es ist nur noch in Ausnahmefällen eine manuelle Nachbearbeitung notwendig, weil die Software diese Schritte automatisch erledigt oder zumindest gute Vorarbeit leistet.
Schritt 1: Rechnungseingang
Bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung sammelt die Software Rechnungen an einer zentralen Stelle und digitalisiert sie. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Papierrechnungen, Fotos oder Scans handelt oder ob die Rechnungen per E-Mail als Bild- oder PDF-Datei eingehen, per mobiler App erfasst werden oder aus einem Drittsystem stammen. Mit der richtigen Software für das Rechnungsmanagement lassen sich Rechnungen in verschiedenen Formaten verarbeiten und in bearbeitbare E-Rechnungen umwandeln.
Schritt 2: Rechnungserfassung
Bei der Rechnungserfassung geht es darum, die wichtigsten Datensätze und Inhalte einer Eingangsrechnung zu extrahieren. OCR-Technologie hilft der Software dabei, die wichtigen Datensätze zu erkennen. Dazu gehören Angaben zum Ersteller und Empfänger der Rechnung, Rechnungsdatum und -nummer, Rechnungsbetrag und Leistungsbeschreibung.
Werden Rechnung von Hand erfasst, ist es notwendig die ganzen Informationen manuell in den Computer einzugeben. Das ist zeitaufwendig und sehr fehleranfällig. Wird die Rechnung von einer Software digital erfasst, entsteht aus der Rechnung eine Datei mit den wichtigen Daten, die sich bearbeiten und durchsuchen lässt.
Schritt 3: Prüfung der Rechnung
Bei der Erfassung der Rechnung erfolgt auch gleichzeitig eine formale und sachliche Prüfung auf Richtigkeit. Die formale Prüfung stellt sicher, dass die Rechnung den gesetzlichen Vorgaben aus § 14 Umsatzsteuergesetz entspricht und die Pflichtangaben enthält. Die Software erkennt fehlerhafte oder fehlende Angaben ganz automatisch.
Rechnungen müssen nicht nur formal, sondern auch inhaltlich richtig sein. Das heißt, ob die in Rechnung gestellten Leistungen korrekt sind, so erbracht wurden und auch korrekt in Rechnung gestellt wurde. Dazu braucht das Rechnungsmanagement-System Zugriff auf weitere Systeme, um die Rechnung mit der dazugehörigen Bestellung oder Lieferschein zu verknüpfen. Wenn anschließend Mitarbeitende die Rechnung prüfen müssen, haben sie direkt die notwendigen Dokumente parat.
Schritt 4: Rechnungsbearbeitung
Bei der Rechnungsprüfung kommt es immer wieder zu Korrekturschleifen. Das ist ganz normal. Außerdem arbeiten häufig verschiedene Mitarbeitende an den Rechnungen. Da gehen normalerweise viele Dokumente und Anmerkungen hin und her, wodurch oft ein längerer und unübersichtlicher Prozess entsteht.
Digitale Rechnungsverarbeitung bedeutet, dass die Mitarbeitenden effizient gemeinsam an den Rechnungen arbeiten können. Anmerkungen und Kommentare lassen sich direkt in die E-Rechnung einfügen. Dokumente lassen sich verlinken, wichtige Stellen mit einer Markierung versehen. Darüber hinaus ist es möglich einzelnen Teammitgliedern bestimmte Aufgaben zuzuweisen. Diese Aufgabe kann die Software ebenfalls übernehmen, wenn entsprechende Definitionen im System vorliegen.
Damit ist es beispielsweise auch möglich, Vertretungspläne aufzustellen, damit im Urlaub oder bei Krankheit keine Rechnungen liegen bleiben. Mithilfe der Software hat die Vertretung Zugriff auf die Rechnungen, findet die erforderlichen Informationen und sieht auf den ersten Blick, wo sich die Rechnung im Rechnungs-Workflow befindet. Alles ist transparent nachvollziehbar.
Für die Archivierung sind Ordnerschränke mehr notwendig. (Bildquelle: pixabay / Juergen_Sieber)Schritt 5: Freigabe der Rechnung
Wenn es keine Beanstandungen an einer Rechnung mehr gibt, erfolgt die Freigabe zur Zahlungsabwicklung und die Rechnung kommt in die Buchhaltung. Mit entsprechenden Schnittstellen ausgestattet gelangt die Rechnung nach der Freigabe direkt ins Buchhaltungssystem, wo sie verzögerungsfrei weiterverarbeitet wird.
Schritt 6: Buchung
In der Buchhaltung erfolgt eine erneute Prüfung der Rechnung und die Zahlung wird veranlasst. Bei einigen Rechnungsmanagement-systemen ist es sogar möglich, dass die Zahlung automatisch nach Freigabe erfolgt. Weitere Schnittstellen erlauben eine direkte und automatische Weiterleitung der Daten an den Steuerberater.
Schritt 7: Archivierung
Im letzten Schritt archiviert die Software die Dokumente. Dabei ist es wichtig, dass dies revisionssicher und entsprechend den GoBD zu archivieren. Dabei ist es beispielsweise auch möglich, ein bereits vorhandenes Dokumenten-Management-System zu nutzen, sodass alle für das Unternehmen relevanten Dokumente zentral gespeichert sind.
Fazit
Die digitale Rechnungsverarbeitung spart viel Zeit und Kosten ein. Eine Rechnung manuell zu erfassen und zu prüfen dauert im Durchschnitt 30 Minuten. Durch die digitale Verarbeitung reduziert sich der zeitliche Aufwand auf wenige Minuten. Obendrein ist die Gefahr geringer, dass Rechnungen liegen bleiben oder in unendlichen Korrekturschleifen untergehen. Die korrekte Einhaltung der Zahlungsfristen ist damit viel einfacher. Die digitale Rechnungsverarbeitung sorgt für einen transparenten Workflow.
